Simon Werner-Zankl
VD & Delägare på Trustcruit
Norrtälje Kommun – Från 60% som får sitt avslag till 92%: Så lyckades Norrtälje kommun förbättra sin kommunikation på 6 månader
Om Norrtälje kommun
Norrtälje kommun är beläget norr om Stockholm och är en arbetsgivare med cirka 3400 årsanställda. Rekryterar inom flera olika områden till sina olika förvaltningar. Enkäter: Ansökan, Avslag, Onboarding, Exit
Plats: Sverige
Bransch: Kommun
Rekryteringsverktyg: ReachMee
Bolagsstorlek: Medel
Nyckelresultat
- Minskade andelen kandidater som inte fick någon återkoppling kring processen från 40% till 8%.
- Använder statistiken de får om vilka faktorer kandidaterna tycker är viktiga i valet av ny arbetsgivare för att kunna ge mer träffsäker information under rekryteringsprocessen.
- Samlar in statistik från såväl rekryteringsprocessen som introduktions- samt exitprocessen för att få en helhetsbild över medarbetarresan.
KPI:er
- 50% fler får återkoppling om avslag sedan start
- Kandidaterna är 17% nöjdare med kommunikationen jämfört med start
- Kandidaterna är 10% nöjdare med återkopplingen än benchmark
UTMANINGAR
Ett av de mest diskuterade och kända områden som påverkar kandidatupplevelsen är kommunikation och framförallt i avslagsfasen.
Många organisationer känner igen sig i att processer ligger öppna länge, vanligen i flera månader, sen stängs processer utan att kandidater blir meddelade att de inte fått tjänsten.
Norrtälje kommun var osäkra på hur kandidater och kandidatupplevelsen hanterades i sin organisation och började därför samla in feedback för att ta reda på detta. Några månader senare stod det klart och man kunde jämföra sin prestation med andra liknande organisationer och se att 40% av de kandidater man haft i sina processer inte får meddelande om att de inte gått vidare. Ett resultat som jämfört med Trustcruits benchmarks visade sig ligga i absoluta botten. Nu hade man data på att kommunikationen i avslagsfasen inte fungerade och skapade en dålig kandidatupplevelse.
6 månader senare hade Norrtälje kommun vänt detta nyckeltal till att ligga mellan 8-11% vilket är i topp jämfört med andra organisationer som använder Trustcruit.
Framförallt avslagsenkäten har varit väldigt nyttig för oss. Det var 40% som inte fick meddelande om avslag. Nu ligger vi på mellan 8-11% senaste månaderna. Tack vare Trustcruit har vi fått en bild av var vi behöver förbättra oss och när vi fick siffran att 40% inte får avslag, så kunde vi direkt fokusera på att börja förbättra oss.Madelene Jonsson-Hay, HR-strateg på Norrtälje kommun
LÖSNINGAR
Att börja mäta och förbättra sin kandidatupplevelse
Ett av HR-avdelningen på Norrtälje kommuns uppdrag var att förbättra kandidatupplevelsen. De kom i kontakt med Trustcruit, som med en snabb och smidig uppstart hjälpte dem att komma igång och samla in feedback löpande från sina kandidater.
Det första steget var att skapa en bild av hur man presterade jämfört med liknande organisationer för att få veta var man skulle investera tid och resurser för att förbättra kandidatupplevelsen.
Många organisationer antar att man presterar bra eller dåligt på vissa områden. Det har vi sett leder vanligen till att man inte blir trygg nog att investera tid och resurser i att jobba fokuserat med att bli bättre och vidta de åtgärder som Norrtälje kommun gjorde. Det finns också en risk i att man fokuserar resurser på områden där man faktiskt presterar bra jämfört med andra liknande organisationerSimon Werner-Zankl, VD på Trustcruit
RESULTAT
Konkreta förändringar för att förbättra kommunikation i avslagsfasen
Det första steget för Norrtälje kommun var att skapa sig en bild av hur man presterade på en rad områden i rekryteringsprocessen. När man hade fått in data och förstått att det primära förbättringsområdet var kommunikation i avslagsfasen identifierade man 4 viktiga punkter för att driva förbättring.
Utbilda cheferna
Det första vi gjorde för att förbättra vår kommunikation i avslagsfasen var att konkret utbilda och förstå hur cheferna jobbar med avslag, men också hur de tänker och ser på avslag. Det är också viktigt att kommunicera att vi som arbetsgivare tycker det är viktigt, säger Madelene Jonsson-Hay.
I Madelenes samtal med cheferna ledde det henne vidare till nästa punkt.
Automatiska mejl och uppdateringar
Jag utbildar cheferna i vår rekryteringsprocess. Hur de ger avslag i rekryteringssystemet och varför det är viktigt. När vi har suttit ner har det framkommit saker som att rekryterande chefer inte riktigt hade koll på hur man gav avslag i systemet. Då blev det viktigt att visa hur man på ett smidigt sätt kan göra rätt. Det är direkt kopplat till en förbättring av kandidatupplevelsen, berättar Madelene vidare.
Kandidat 2 och 3 i processerna
En annan sak som påverkade deras kandidatupplevelse negativt var att den kandidaten som var på plats 2-5 inte fick något nej-tack eller uppdateringar om vad som hände i processen.
Cheferna väntade ofta med att skicka till dem för att se hur det gick för kandidaterna i det första urvalet. Här har vi gjort en ändring så cheferna enkelt kan skicka en uppdatering via rekryteringssystemet, så kandidaterna vet vad som händer i processen, säger Madelene.
Fokusera på rätt saker
Rekryteringsfunktionen hos Norrtälje kommun är inte så stor vilket innebär att de inte kan ge alla chefer stöd i alla delar av processen.
På grund av det har Trustcruit varit viktigt så att vi får ett stöd att veta var vi ska börja. Vår kontaktperson Sofia har gett oss förslag hela tiden, så hjälpen från Trustcruit har varit värdefull i vårt arbete att förbättra vår kandidatupplevelse, säger Madelene.
Fyra viktiga punkter för att driva förbättring
- Utbilda cheferna
- Automatiska mejl och uppdateringar
- Kandidat 2 och 3 i processerna
- Fokusera på rätt saker
Positiva effekter i hela organisationen
Mot slutet av samtalet berättar Madelene också att de med Trustcruit kan ta små steg framåt. Nästa steg i verksamhetsplanen är arbetet med att vara en attraktiv arbetsgivare, vilket de också använder Trustcruit till. Varje månad har de en halvtimmes avstämning med Trustcruit för att få hjälp med att tolka datan
Norrtälje kommun har nu nya mål i sikte och känner att man kan vara ett stöd till cheferna. Madelene berättade också att det börjar komma mer engagemang från organisationen när det gäller datan, tidigare har det mest varit HR som kollat på datan och drivit förbättringsarbetet. Hon blev till exempel kontaktad av en rekryterande chef inom lokalvården som hade haft en process där hon verkligen hade tänkt på kandidatupplevelsen och ville se resultatet. Madelene tog fram det och det visade sig att chefens insats hade gett bra resultat. De hade pratat vidare och chefen berättade att det är väldigt svårt att hitta personer till lokalvården. I och med att Norrtälje kommun nu också samlar in feedback kring vilka faktorer kandidaterna tycker är viktiga så kunde Madelene ta fram siffror på vad just kandidaterna inom lokalvård hade svarat.
Det här är information som chefen nu tar med sig in i processerna när hon nästa gång ska rekrytera. Tycker det är ett väldigt bra exempel på hur man kan nyttja verktyget för att både se utfallet av en insats men också ta med sig något till kommande processer, avslutar Madelene.