Linköpings Kommun – Receptet till en bättre kandidatupplevelse

Under 3 års tid har Linköpings kommun arbetat med att förbättra sin kandidatupplevelse. Ett arbete som medfört en del olika utmaningar, insikter och resultat.

För att få en inblick i kommunens resa under de 3 åren, pratade vi med de som ansvarat för förbättringarna, Patrik Reman och Angelika Nordin.

Vilka är Linköpings kommun?

Linköpings Kommun är en organisation som arbetar i den offentliga sektorn och drivs av framröstade politiker. Med kommunens runt 160 000 invånare är det den största i Östergötlands län.

Linköpings kommun började att mäta sin kandidatupplevelse i januari 2017 då de kom i kontakt med Trustcruit och utvecklade en nyfikenhet för vad ett fokus på kandidatupplevelsen skulle kunna medföra för organisationen.

Utmaningar och Insikter med kandidatupplevelse för Linköpings kommun

Brist på kunskap om kandidaterna och deras behov

En utmaning som Linköpings kommun stod inför innan de började att mäta och arbeta med sin kandidatupplevlese var just faktumet att de inte hade någon konkret kunskap och information om sina kandidater och deras behov samt åsikter.

Utan information om kandidaterna arbetar man utifrån spekulationer vilket gör det svårt att genomföra förbättringar av rekryteringsprocessen på ett effektfullt sätt.

Efter att kommunen började mäta kandidatupplevelsen var det två återkommande ämnen som kandidaterna gav feedback kring: kommunikation i form av information samt återkoppling.

Tydlig kommunikation med kandidaterna är avgörande

Kandidaterna värderar tydlig kommunikation och information högt. De vill veta var i rekryteringsprocessen de befinner sig samt hur denna fungerar.

Ju mer och tydligare information de får desto mer nöjda är kandidaterna.

Återkopplingen sker för sent

Återkopplingen är och förblir en viktig del för att kandidaterna ska vara tillfredsställda i rekryteringsprocessen. Överlag så upplever kandidaterna hos Linköpings kommun att återkopplingen sker för sent vilket har varit och fortsatt är en utmaning för organisationen och deras kandidatupplevelse.

Lösningar för Linköpings kommun och deras kandidatupplevelse

Börjar mäta kanddidatupplevelsen

Genom att Linköpings kommun börjat mäta sin kandidatupplevelse har de fått tillgång till den helt avgörande informationen som krävs för att kunna förbättra rekryteringen på ett effektfullt sätt. De har nu konkret information om hur kandidaterna upplever deras jobbannonser, intervjuer, svarstid och så vidare.

Denna information tillåter dem att agera utefter fakta istället för att gissa sig fram till vad som fungerar vilket självklart leder till ett mer effektivt och resultatgivande arbete.

Kontinuerligt analysera och agera utifrån kandidaternas feedback

Kommunen har även utvecklat ett sätt att arbeta med informationen de får tillgång till. De går kontinuerligt igenom feedbacken och tar fram olika åtgärder för att förbättra de delar som visar sig bristfälliga. Varje månad skickas sedan en rapport ut för hela kommunen samt per förvaltning.

På det sättet blir alla i organisationen upplysta om kandidaternas upplevelser samt förändringar som behöver ske.

Arbeta med lösningar för att bemöta kandidaternas feedback

Lösningar och insatser för att bemöta kandidaternas feedback ser självklart olika ut inom olika organisationer eftersom att de är baserade på kandidaternas upplevelse av en specifik process. Utifrån feedbacken från Linköping kommuns kandidater har kommunen arbetat med två specifika insatser för att förbättra kandidatupplevelsen.

1. Börjat arbeta med central rekrytering samt utbildning inom rekrytering

   För att utveckla rekryteringsprocessen och ge kandidaterna en bättre upplevelse har Linköpings kommun börjat arbeta med central rekrytering. Detta eftersom att organisationen har upptäckt att kandidaternas upplevelse är bättre om de blir bemötta av personal som faktiskt arbetar och har goda kunskaper inom rekrytering.

   Utifrån de siffror som mätningarna av kandidatupplevelsen visat har kommunen från och med 1 januari 2019 styrt all chefsrekrytering centralt. Kommunen arbetar även kontinuerligt med att utbilda personalen och förmedla vikten av att arbeta med kandidatupplevelsen.

2. Utvecklat en annonsguide
   

   För att arbeta med och förbättra kommunikationen mellan kandidaterna och kommunen har de utvecklat en annonsguide som ser till att viktigt innehåll finns med i alla jobbannonser samt att annonserna för olika tjänster kan anpassas på ett bra sätt. Detta efter att de upptäckt att en oklar beskrivning vad de gäller tjänsternas ansvarsområden ofta leder till att färre kandidater söker.

   Innan publicering av annonser, går varje annons genom Linköping kommuns granskningsfunktion för att säkerställa att de når upp till de krav annonsguiden ställer. Uppfyller de kraven, skickas de vidare till publicering. Om kraven inte uppfylls, revideras annonsen och kan sedan publiceras. På så sätt kan kommunens alla annonser hålla en väldigt hög kvalitet.

   För att förstå vikten av Linköping kommuns förbättringar så måste du se deras resultat – vilka är mycket imponerande.

Resultat för Linköpings kommun och arbete med kandidatupplevelse

Om du vill läsa mer om Candidate Net Promoter Score och hur det mäts, klicka här!

En tydlig förbättring som Linköpings kommun gjort mellan 2018 och 2019 är att deras Candidate Net Promoter Score (CNPS) efter intervju ökat med 23%. Denna ökning visar ett framgångsrikt arbete med att bemöta kandidaternas feedback.

Under samma period har andelen kandidater som upplever att dom saknar information i kommunens jobbannonser minskat med 25%. En minskning som pekar på att arbetet med annonsguiden verkat positivt.

Slutligen så visar det sig att Linköping kommuns CNPS mätt efter avslag under 2019 ligger på -5 vilket i förhållande till ett medel på -20 inom den offentliga sektorn visar på att kommunens arbete med kandidatupplevelsen gör att deras kandidater är betydligt mer nöjda än den generella kandidaten inom den offentliga sektorn.

Data har lett till framgångsrika förbättringar för Linköping kommun

Genom att börja mäta kandidatupplevelsen har Linköpings kommun kunnat utgå från vad de faktiskt vet om kandidaterna och agera utefter konkret data istället för spekulationer. Detta har gett dem insikter som krävs för att få möjlighet att kontinuerligt analysera och arbeta med förbättringar inom rekryteringen. Utifrån den feedback som deras kandidater gett har de sedan kunnat övergå till en centralstyrd rekryteringsprocess samt utvecklat en annonsguide, förändringar som blivit möjliga att våga satsa resurser på med hjälp av kandidaternas feedback samt visat tydliga resultat i form av förbättring av CNPS både efter intervju och avslag.