Olle Zander
Marknadsansvarig på Trustcruit
AMBOSS – Förser beslutsfattare med kandidatfeedback för att driva utveckling
— This page is also available in English 
64%
högre svarsfrekvens än andra (enkät nyanställda)+23
förbättrad Candidate NPS för nyanställda50%
förkortad time-to-hire, från 60 till 30 dagarOm AMBOSS
AMBOSS är ett onlineverktyg för lärande och kliniskt beslutsstöd som används av mer än en miljon läkare och studenter i över 180 länder.
Plats: Tyskland (huvudsakligen)
Bransch: Sjukvård, onlineutbildning
Rekryteringsverktyg: Workable
Bolagsstorlek: Medel
Nyckelresultat
- Ökad förståelse i bolagstyrelsen om vikten av kandidatupplevelsen, vilket har fått dessa att följa och dela med sig av resultaten av Candidate NPS under återkommande bolagsmöten.
- Förkortat time-to-hire med 50%, från 60 till 30 dagar genom att ha gjort det ett mål för hela företaget, vilket har förbättrad deras Candidate NPS med +23 enheter bland nyanställda.
- Gjort det möjligt att precisera prioriteringar för att utveckla deras rekryteringsprocess genom att segmentera och filtrera feedbackinsikter på avdelnings-,rekryterar- och kvartalsnivå.
UTMANINGAR
Svårt att analysera manuellt insamlad feedback och lågt presterande time-to-hire
Som för AMBOSS och många andra organisationer är det svårt att identifiera förbättringspunkter av deras rekryterinsprocess utan att veta vad exempelvis en kandidat skulle föredra. AMBOSS förstod att detta var ett problem och att de måste få reda på deras kandidaters åsikter och upplevelser.
För att ta tag i problemet började de att manuellt samla in kandidatfeedback samt Candidate NPS med ett generellt enkätverkyg.
Men detta skapade istället merarbete då kandidater behövdes importeras manuellt in i verktyget och senare också tas bort manuellt för att inte bryta mot GDPR. Utöver detta så var det svårt att analysera den insamlade feedbacken. Det var till exempel enbart möjligt att se deras nuvarande Candidate NPS och inte alls möjligt att följa detta viktiga nyckeltal över tid.
Ett nyckeltal AMBOSS faktiskt kunde mäta ordentligt var time-to-hire genom deras rekryteringsverktyg, Workable. De upptäckte då att siffran i snitt var 60 dagar och förstod att de underpresterade. Ett högt time-to-hire kan resultera i att kandidater självmant lämnar processen eller accepterar erbjudanden hos andra bolag. Ovetande om hur denna siffra påverkade just AMBOSS lämnade dom fast i ett dödläge.
Utan både användbar data och feedback var det svårt för rekryteringsteamet hos AMBOSS att mäta viktiga KPI:er och ens sätta interna mål. Detta betydde att de inte hade en grund för att presentera hur de presterar till bolagsstyrelsen på AMBOSS.
LÖSNINGAR
Samlar in feedback automatiskt och analyserar avdelningar var för sig
Att samla in data och feedback var en relativt ny företeelse för rekryteringsteamet på AMBOSS. Med hjälp från Trustcruit-teamet får de som tur är möjlighet att diskutera strategier och lösningar med experter som har insikter från en mängd olika kandidatupplevelser. Men också hjälp att förstå hur och när de bör samla in feedback.
Jag uppskattar verkligen den input vi får från Trustcruit-teamet, att brainstorma och få se på vår kandidatfeedback genom en experts ögon.Sam Schultz, Talent Operations Partner på AMBOSS
För att lösa utmaningarna rekryteringsteamet på AMBOSS hade, började de att fortlöpande och automatiskt samla in kandidatfeedback genom Trustcruits enkäter. Detta genom att fråga kandidater efter feedback om de antingen fått avslag efter en jobbintervju eller 5 dagar efter att kandidaten har anställts.
Genom att automatisera processen att samla in feedback kunde nu rekryteringsteamet fokusera mer på vad som faktiskt är viktigt – deras kandidater. Kandidaterna som gått igenom deras rekryteringsprocesser tas automatiskt bort från Trustcruits system, vilket betyder att tidigare integritetsproblem kring GDPR nu var borta i och med Trustcruit.
Nu när feedback inte bara samlades in automatiskt, utan också i stor skala var det viktigt att bryta ner feedbacken. Med hjälp av taggar som redan fanns i deras rekryteringsverktyg, Workable, kunde AMBOSS enkelt filtrera och segmentera feedback i Trustcruits dashboard för att rikta in sig på specifika utmaningar.
Ett sätt som AMBOSS drar nytta av detta är genom att segmentera deras olika avdelningar;
- Ekonomi & organisation
- Kommunikation & marknadsföring
- Utveckling & produkt
- och sjukvård.
AMBOSS segmenterar också deras feedback i kvartal för att göra den lättare att förstå för varje team och presenterar Candidate NPS som kvartal 1, kvartal 2 och så vidare. Formatet har visat sig vara väldigt uppskattat av många chefer då det ger en tydlig och enkel bild av hur de presterar just nu.
Vissa team hos AMBOSS tar filtrering och segmentering till en helt ny nivå genom att kolla på feedback för specifika arbetsroller, till exempel utvecklare eller produktchef. Detta möjliggör dom att kunna kolla på de specifika förbättringar och förändringar som behövs göras i varje unik rekryteringsprocess.
RESULTAT
Visar data för beslutsfattare och får exakta förbättringspunkter
Genom att fråga de kandidater som fått avslag eller precis anställts efter feedback, så får AMBOSS en övergripande bild av kandidater hela vägen från att de ansöker till ett jobb, till att ha varit på intervjuer och senare också fått avslag eller anställts – med andra ord, de får hela bilden av kandidatresan. Genom att få hela bilden har nu AMBOSS fått bekräftat att deras långa time-to-hire påverkat kandidatupplevelsen negativt.
Bekräftselsen gjorde valet att börja ett förbättringsarbete med stöd av feedback enkelt. Därför blev målet för hela företaget att sänka time-to-hire. Detta gav också resultat då time-to-hire gick ner från 60 till 30 dagar.
Ett annat exempel på hur de drar fördel från feedback är hur de kan följa deras Candidate NPS över tid, vilket möjliggör det att följa trender för att se hur de förbättras, men också se nedåtgående trender. En stor förbättring jämfört med att bara ha kunnat se nuvarande Candidate NPS i det tidigare använda generella enkätverktyget.
Att segmentera feedback på avdelningsnivå visade sig också vara framgångsrikt då AMBOSS nu upptäckt de olika utmaningarna som varje avdelning har. De kan med denna data anpassa hur de hjälper de som rekryterar genom hela organisationen.
Exempel på en insikt man fått efter att ha segmentert feedback var att vissa som rekryterar till deras utvecklingsteam inte hade tillräcklig kunskap för att rekrytera till denna sorters positioner. Dessa personer fick genomgå utbildning och sen var problemen lösta.
Men kanske mest värdefullt för AMBOSS är deras strategi att presentera feedback och insikter för deras bolagsstyrelse, vilket gör det möjligt för beslutsfattare att verkligen förstå vikten av att leverera en bra kandidatupplevelse. Deras Candidate NPS följs nu upp och delas under styrelsemöten som genomförs varannan vecka.
Detta hjälper till att rikta ljuset mot rekrytering och göra det en mer prioriterad resurs då bolagstyrelsen nu förstår att en positiv kandidatupplevelse är lika med en mer effektiv organisation.