Varför du måste arbeta med HR analytics

Traditionellt sett har inte stora koncerner gett human resourses (HR) och HR analytics den uppmärksamhet de förtjänar. Punkt slut.

Så, i denna artikel kommer jag på ett enkelt sätt förklara hur du kan ändra på detta.

Spoilervarning: Lösningen är HR analytics.

Den data som samlas in med hjälp av HR analytics möjliggör för företag att optimisera sin arbetsstyrka och rekryteringsstrategier, vilket kan leda till ökade intäkter.

Låter det bra? Perfekt, för att längre ner i den här guiden kommer vi presentera allt du behöver veta om HR analytics.

Nu ska jag inte dra ut på det mer, låt oss göra en djupdykning i HR analytics!

---

Vad är HR Analytics?

I korta drag, HR analytics ger dig de verktyg du behöver för att analysera de färdigheter, kunskap och erfarenhet som anställda innehar.

Samma plattform granskar dessa rörliga delar för att visa den påverkar de har på din organisations intäkter. Kort och gott, målet med HR analytics är ge HR-chefer bättre insikter till sina strategier. Med denna data till förfogande är det lättare att hitta svagheter in dina rekryteringsstrategier och därefter gör nödvändiga förbättringar.

Även om dina anställda inte har en direkt påverkan på den gröna siffrorna i dina balansräkningar, kan dåligt hanterande av HR kosta tusentals dollar.

För att ge ett exempel, hög personalomsättning är inte bara besvärligt, utan också ekonomisk förödande. Någon måste spendera sin tid och resurser och på att rekrytera och onboarda nyanställda. Sedan när den nyanställde är i sin upplärningsperiod kommer såklart företagets effektivitet få sig en törn, vilket in sin tur visar sig på dina resultat.

Statistiken talar för sig själv, i Storbritannien och USA kastas ungefär 37 miljarder dollar per år iväg på improduktiva anställda! Så blir såklart fallet när det behövs två personer för att göra ett jobb (den nyanställde och dess ansvarige); ditt företag slösar som allra minst värdet av en hel extra årslön!

HR analytics visar hur effektiva, nöjda och pålitliga dina anställda är och hur sannolikheten att anställda kommer sluta eller hamna efter i sitt arbete. Värt att tillägga är också att HR analytics också tillhandahåller den data du behöver för att förbättra både din kandidatupplevelse och rekryteringsprocess.

Det är också nämnvärt att du kan använda denna mjukvara för att få reda på följande:

Den sista punkten är värd sin vikt i guld. När du kan identifiera vilka anställda som troligtvis kommer lämna ditt företag, kan du agera och försöka stopppa det som kan hända. Du kan till exempel förfina din rekryteringsprocess och företagskultur för att förbättra andelen anställda som stannar.

Så med allt detta i åtanke, låt oss göra en djupdykning i några av de viktigaste nyckeltalen inom HR analytics…

Employee Churn Rate

Som du kanske redan förstått, ’bortfall av anställda’ är ett nyckeltal för att få insikter i din personalomsättning. Men ’employee churn rate’ tar det ett steg längre då det också förutspår andelen framtida bortfall av personal.

Kunskap ger kraft, så när du väl känner till dessa siffror kommer du ha en större chans att skapa och genomföra en plan för att minska personalomsättning.

Analys av kapacitet

De färdigheter och kunskap dina anställda har bär en stor del av framgången hos din organisation. Så, att hålla ett öga öppet på statistik om anställdas kapacitet är nödvändigt. Nämligen för att detta nyckeltal hjälper er att få en överblick av era talent management-processer. Att använda denna data kan på ett träffsäkert sätt identifiera de huvudsakliga kompetensera bland dina anställda.

När du väl vet vad ditt team är duktiga på, kan du skapa en standard dina nyanställda måste hålla. Men ännu viktigare är att du också kan identifiera vilka färdigheter ditt team saknar och kan på så sätt anpassa din rekryteringsstrategi utefter detta.

Analys av Företagskulturen

I många år har företagskultur varit svårt att analysera kvantitativt. Huvudsakligen för att ’kultur’ (ofta) ses som en samling av oskrivna regler om förväntningar, beteenden och vanor som formar stämningen på kontoret.

Men med hjälp av ett nyckeltal kring ’organisationskultur’ (organizational culture) kan du du utvärdera din företagskultur på ett objektivt sätt. Detta gör det lättare att följa förändringar in din företagskultur (både positivt som negativt).

Men viktigast av allt, du kommer få en känsla på tidiga signaler kring om arbetsplatskulturen är på väg att försämras. Detta är nödvändigt för att bli av med oönskvärda beteenden och vanor. Att tillåta negativa vibbar krypa in på kontoret kan till slut vara ödesdigert för personalomsättningen.

Den huvudsakliga lärdomen från detta är: På lång sikt är det osunt att strunta i detta nyckeltal…annars kommer konsekvensera till till dig senare.

Kapacitetsanalays

Enkelt förklarat, så hjälper kapacitetsanalys (capacity analytics) dig att skapa en operativ effektiv bland dina anställda. Datan visar dina mest lönsamma uppgifter och höjdpunkter och om ditt team spenderar tillräckligt med tid på dessa inkomstbringande aktiviteter. Om inte så kan du optimera deras scheman.

Kapacitetsanalys ger också insikter i vilken potential ditt team har att växa. Även om ni kan det eller ej, kan du använda denna kunskap för att optimera dina anställdas utbildning samt rekryteringsstrategier.

Ledarskapsanalys

Jag tror att vi alla kan hålla med om att dåligt ledarskap är något av det värsta som finns. Det är en säker väg till att dra ner moral, sänka produktivitet och öka personalomsättning.

Det är då du behöver ledarskapsanalys (leadership analytics).

Nyckeltalet analyseras och söker fram flera kännetecken ledarskap som avslöjar kvaliteten på ett företags ledare. För att nyckeltaet ska ge värdefull information måste du mata ditt HR analyticsverktyg med data.

Du kan antingen samla in denna kvantitativt eller kvalitativt. Så om du inte redan använder dig av högkvalitativa interna frågeformulär, undersökningar och fokusgrupper mm, så är det dags nu. Kriteriet för detta är såklart att du vill ha ett starkt ledarteam (vilket jag antar du vill ha)!

---

Vad är värdet med HR Analytics?

Om du jobbar inom HR, så har du redan förstått att ett företags framgångar skapats av dess anställda. Så, att fastställa om ditt team och företagskultur skapar en hyfsad avkastning på dina investeringar är otvivelaktikt användbart. Inte minst för att det tar bort gissningselementet från följande:

Som du kan ser är HR analytics ovärderligt för att anta en mer strategisk och datadriven approach till HR. Du kan se trender i realtid och siffror som visar hur du attraherar och anställer kandidater och utvärderar anställda. Värt att nämna är också att du får bättre insikter i vilka i personalstyrkan du ska befordra (och varför), och det omvända, vem och varför du behöver lägga av personal.

Dessutom, HR analytics ger den data du behöver för att kunna utveckla hantering av talanger så varje steg av kandidatupplevelsen och anställdas upplevelse kan analyseras och om det behövs, förbättras.

Att använda program som detta uppmuntrar HR-chefer att jobba datadrivet och proaktivt för att identifiera problem inom HR som påverkar företaget. Det påverkar också rekryterare att börja samla in högkvalitativ data.

Som underförstått, när data förs in i HR analyticsverktyget ger det underlag till affärskritiska beslut och ökar trycket på att förbättra hur datainsamling gärs på företaget. I slutändan är det för allas bästa att få tillgång till den mest exakta och tillförlitliga analyserna som finns.

För att hjälpa dig att förstå värdet av HR analytics kommer här några vanliga problem som rekryterare möts av och hur HR analytics löser problemen.

---

Hur används HR Analytics på andra avdelningar än HR?

Datadrivna beslut kring din arbetskraft har en stor inverkan på hur många nöjda och återkommande kunder ni har, speciellt då anställda har löpande kontakt med kunder. På så sätt kan nästintill varje avdelning dra fördelar från HR analytics. Här kommer några exempel för att bevisa detta:

Google

Google har sedan länge förstått hur viktigt HR analytics är. På så sätt är de flesta av deras beslut kring talanghantering baserade på data från denna typ av mjukvara.

I samband med Project Oxygen, undersökte Google sin interna data för att sprida vanorna som deras mest framgångsrika chefer har. Resultatet var en upptäckt av 8 huvudsakliga beteenden som är framgångsrika hos Google.

De använde dessa resultat för att främja utveckligen av deras träningsprogram för chefer. Detta gav direkt resultat då öka effektiviteten hos Googles chefer, vilket också såklart gav en positiv effekt på hela företaget.

Mindtree

Mindtree använder HR analytics till följande:

Det mest anmärkningsvärda är att Mindtree använder HR analytics för att förutspå personalomsättning kommande 90 dagar. På så sätt får de användbara insikter så de kan förbättra anställningen för vikarier och liknande. De utvecklade också strategier för att hantera anställda med en hög risk att sluta. Till exempel anställda med hög risk att sluta blev prioriterade för interna möjligheter som omplacering eller liknande för att öka chansen att de stannar inom Mindtree.

Microsoft

Liksom Mindtree, använder också Microsoft HR analytics för att hitta anställda vilken typ av anställda som kan lämna företaget. Ett exempel är: anställda direkt från högskola eller universitet som bara blivit befordrade en gång (eller inte alls). De har också varit hos Microsoft i mindre än 3 år och anställts för specifika och tekniska jobb.

Med hjälp av dessa insikter har Microsoft utvecklat ett initiativ för att behålla anställda som potentiellt vill sluta. De gav dem mentorer, andelar i företaget och en bättre lön.

Con Agra Foods

Detta är ett annat exempel från ett företag som använder analys för att förutspå och identifiera anställda som kan lämna företaget. Con Agra Foods utvärderade så mycket som 200 faktorer som kan påverkar om anställda vill sluta och fann att lön inte hade så stor inverkan som de trodde. Istället var personalomsättning mer relaterat till att bli sedd internt. När de blev medvetna om detta kunde de göra de nödvändiga förbättringarna och minska sin personalomsättning.

Xerox

Xerox har 150 supportcenter i USA med ungefär 45 000 anställda. Till 2010 tillsattes dessa tjänster med traditionella metoder som intervjuer, tester och annan relevant bedömning. Men det slutgiltiga beslutet satt alltid hos HR-chefen som hade sin egna uppfattning.

Om vi spolar fram till idag, så får kandidater hos Xerox fylla in en utvärdering online innehållande ett personlighetstest, utvärdering av kognitiv förmåga, och flervalsfrågor. Frågorna baseras på scenarion som kandidaten kan stöta på när de arbetar på Xerox. Sedan analyseras en algoritm all data och rankar kandidater på hur bra de passar i företaget. Förändringen ökade kvaliteten på nyanställda direkt och minskade personalomsättning med 20% initialt!

Virgin Media

Virgin Media gjorde upptäckten att deras dåliga kandidatupplevelse kostade dem över 5 miljoher dollar årligen och att många av deras kandidater som fått avslag också var deras kunder. Med denna insikt försökte Virgin få de 6% av deras avslutade abonnemang som kom från missnöjda kandidater att stanna!

Ok, nu har vi kollat in på hur HR analytics är fördelaktigt för hela din organisation. Så låt oss istället utforska hur HR analytics kan användas inom specifika avdelningar…

Planering och Projektledning

Varje avdelning som måste organisera projekt, evenemang eller schemalägga på något sätt som kan dra fördel av HR analytics. Att veta när dina anställda har störst risk för en svacka i produktiviteten, bli sjuka, eller sluta, hjälper varje avdelning att förbereda sig för alla dessa eventualiteter.

Försäljning

Ett whitepaper om HR analytics från Oracle visar att datadrivna HR-beslut kan kopplas till 8% ökad försäljning och 24% ökning av rörelseresultat samt 58% ökad försäljning per anställd.

Hur gör då HR analytics säljteam mer effektiva? Kort sagt, denna programvara kan hitta praktiska och lönsamma rutiner som används av framgångsrika säljare, vilket ger värdefulla insikter för att förbättra säljträning.

IT

Din IT-avdelning borde jobba tätt mot HR analytics och inte bara för att det är dom som kommer installera programvaran. Data kan faktiskt identifiera rutiner som för tillfället tar tid från din IT-avdelning som istället skulle kunna automatiseras utan att samma jobb manuellt behöver göras gång på gång.

Genom att identifiera möjligheter för att automatisera, kan en organisation förbättra sin IT-avdelning. Det är sunt förnuft att vilja frigöra tid för annat arbete, för att sedan kunna fokusera sin dyrbara tid, energi och expertis på mer viktiga saker.

Inte nog med detta, när du väl har tyglat kraften hos automatisering kan ditt HR-team analysera behoven hos din IT-avdelning. De kan då precisera de färdigheter ditt team saknar och göra nödvändiga rekryteringar för att fylla behoven och öka effektiviteten.

Organisationer kämpar mer än någonsin för att hita rätt IT-kompetens, vilket gör att konkurrensen om de bästa kandidaterna blir högre. Detta är ännu en anledning varför HR analytics är så värdefullt för att identifiera vad du faktiskt söker hos potentiella kandidater. Med denna information till förfogande kan du sedan veta exakt vad du söker i dina jobbannonser och upprepa detta genom resten av rekryteringsproccesen.

Ledarskap

Du kan använda HR analytics för att lyfta fram de mest passande kandidaterna för ledarpositioner, men också utbilda nuvarande ledare för att bli bättre chefer. Som vi läste i Google-exemplet kan HR analytics ge oss de verktyg vi behöver utveckla mer effektiv ledarskapsträning. Det är självklart att inspirerande ledare kan markant öka moral och produktivitet hos ditt team, vilket i sin tur kan leda till att öka intäkter.

---

Hur du kommer igång med HR Analytics?

Om du inte har använt dig av data tidigare är du kanske tveksam till att dyka rätt ner i nyckeltal och statistik. För den oinvigde kan alla siffror vara lite skrämmande. Börja då istället långsamt för att lugnt och säkert ta ett datadrivet beslut i taget. Då vardagliga HR-problem gradvis kommer att uppdagas och du börjar tänka på dessa problem i siffror. Varenda framgångsrik HR-chef du frågar kommer säga att detta skifte är väsentligt. Så, om du är ivrig att hoppa på tåget och börja med HR analytics, följ råden nedan…

Kommunicera din vision

Både ditt HR-team och ledningsgrupp måste förstå din vision och tanke bakom dina datadrivna beslut. Därför måste du skapa en strategi som är enkel att följa samt några tydliga målsättningar som visar vad för nödvändigt som du hoppas få ut av HR analytics.

Hur annars förväntar du dig att anställda ska komma igång om de inte förstår logiken och vikten av detta skifte?

Definiera de frågor du vill lösa

För ditt eget, teamets, och din arbetsgivares fördel är det viktigt att definiera de frågor som du hoppas att HR analytics kan svara på. Är du intresserad av personalomsättning? Effektivitet? Risken att bli av med anställda?

När du väl känner till de problem du vill lösa, kan du formulera exakta frågor du vill ha svaret på, och sedan utforma nyckeltal för att samla in rätt data. Detta ger din process en mer sammanhängande struktur, vilket ökar sannorlikheten att du och ditt team jobbar på samma sätt, tillsammans mot en värld av data och analys.

Förbered din personal

Innan du börjar att mäta nyckeltal och dyka ner i matematik, måste du som HR-chef förbereda din avdelning. Detta innebär att sätta realistiska förväntningar för den mängd data ditt team behöver för att mäta. På så sätt kommer din personal inte få någon chock senare, vilket skulle kunna ge moraldipp.

Ett utmärkt sätt att börja att göra det i mindre teamprojekt. Fråga dina rekryterare att skapa rapporter som de sedan diskuterar med chefer. Det är verkligen fördelaktigt att förbereda team för att fatta fler datadrivna beslut.

Tänk på det lite som att doppa fötterna i poolen innan du dyker ner i vattnet. Genom att tilldela mindre uppgifter inom HR analytics låter du dem anpassa sig till mjukvaran istället för att kasta dom rakt in i ett enormt projekt direkt.

Skapa rutiner

Kvaliteten på din data beror på hur bra dina processer kring datainsamling ser ut. Så, det är nödvändigt att rätt metoder är på plats för att säkerställa att datan du samlar in är tillförlitlig och exakt. Annars kan resultatet i din programvara för HR analytics inte vara tillförlitligt för att mäta ditt företags prestation och projekt. Konsekvenserna av detta är dina förändringar inte är effektiva och att ledningen kommer få det svårt att rättfärdiga de förändringar du vill implementera.

Involvera datavetare

Om du kämpar med att ta klivet från att använda intuition till att basera affärsbeslut på data, kan rekryteringen av en datavetare vara svaret. Dessa experter är bäst lämpade för att bedöma om dina förändringar är genomförbara, statistiken bakom och framtidsprognoser.

Plus att en datavetare också kan coacha och vägleda ditt team i konsten att samla in, analysera och agera på denna data. Det är extra användbart om din HR-avdelning är helt färska för konceptet med datadrivna beslut.

Konsultera ditt juridikteam

Det finns flera lagar som måste efterföljas när du samlar in data. Dessa är tydligt reglerade och bör hela tiden finnas i ditt bakhuvud när du implementerar lösningar inom HR analytics.

Några av dessa lagar avser problem som frågor som:

So, it’s always wise to collaborate with your company’s legal team to ensure you comply with any ethics and statutory regulations you’re subject to.

Hitta rätt HR analyticsverktyg till din organisation

Om du tänker på att köpa in en HR analyticslösning för en större organisaiton, så måste plattformen uppfylla följande kriterier:

---

Hur du övertygar arbetsgivare och chefer att börja med HR analytics

Vid det här laget är du säkert övertygad om att HR analytics är en av huvudingredienserna för att öka ditt företags produktivitet och inkomst. Du har säkert också en idé om hur du ska implemtera det hos er för att få ut det mesta av programvaran.

Nästa naturliga steg blir då att övertyga din arbetsgivare eller chef att HR analytics är en väl värd investering.

Om du är osäker på hur du ska gå tillväga med det delikata ämnet att prioritera budget, här får du veta hur…

Visa dina förluster för att kvalificera utgifter

Din chef, oavsett om det är företagsägaren, account manager eller en VD tänker redan i siffror. De spenderar den största delen av sin tid att hitta problem, besparingar och avkastning, så de är välbekanta med att väga upp kostnader mot fördelar.

Så, om du vill få grönt ljus för en ny programvara för HR analytics behöver du visa upp nuvarande problem i företaget. Berätta för din chef hur många timmar som går förlorade på dåligt planerade uppgifter varje vecka ex. att skapa viktiga rapporter. Mjukvara som kan automatisera skapandet och öka kvaliteten på dessa uppgifter kan spara dig veckor av arbete om man sprider ut det över hela året. Detta är bara ett exempel, men kan ge upphov till fler idéer.

Att köpa en passade HR-mjukvara kan kosta tiotusentals kronor. Men manuellt arbete är oftast ännu dyrare. I många fall kan rätt mjukvara spara ditt företag flera årslöner. Resultatet och avkastningen kan vara enorm.

Kolla på detta exempel:

Om två i personalen hamnar efter i sitt arbete, så kanske företaget funderar på att anställa två till personer för att lösa produktiviten. Detta kostar lika mycket som två årslöner, plus rekryterings- och onboardingkostnader. Så, hade du använt HR analytics hade du kunnat spara pengar genom att förstå vilka områden som är inneffektiva och göra nödvändiga förbättringar – innan du börjar anställa ny personal. I detta scenario kan ’dyr programvara’ snabbt betalas tillbaka och kommer snart också ge god avkastning.

Jämför HR analytics med andra utgifter

Du kan jämföra utgifterna från att köpa in HR analytics-program med vilka andra utgifter ditt företag vanligtvis har. Detta gör att investeringen känns mer strategisk för att när du jämför programvaror med mer fysiska investeringar som administration/lager/redovisnings-personal, bilar och datorer. Det sätter utgiften i perspektiv. Det blir inte längre någon stor och orimlig investering!

Inkludera dina kollegor

Då din chef kan ignorera enstaka klagomål kan det vara lättare att vara övertygande om du kan bevisa att en majoritet av andra i personalen har samma problem. Så förklara för för dina kollegor hur HR analytics kan göra livet enklare. När de väl är med på tåge kan du använda siffror för att övertyga din arbetsgivare.

Glöm inte att om kostnaden är ett stort hider, erbjuder de flesta mjukvara flexibel betalning. Att välja ett av dessa alternavit kanske passar ditt företag bättre, istället för behöva betala en stor klumpsumma. Så, gör du din research innan du säljer in din idé till din arbetsgivare kan du ge all relevant info de behöver för att fatta ett beslut.

---

Redo att börja med HR Analytics?

Vi blickar tillbaka. HR analytics kan hjälpa dig att hitta ineffektiva processer i din organisation och bland personal och din rekryteringsprocess. Analyser som skapar prognoser gör det möjligt att förbereda för vakanser. Och i vissa fall kan du använda data från mjukvaran för att förebygga hög personalomsättning. Det möjliggör att arbeta med personal som kanske vill lämna företaget och övertyga dom att stanna.

Stora mängder data kan identifiera problem och visa möjliga lösningar som du sedan kan testa om de fungerar. Detta leder inte bara till nöjdare kandidater och anställda, ökad produktivitet och effektivitet. Utan kan också låta er spara tusentals kronor i form av rekrytering och utbildning.

Data är en är bra kompis. Det placerar rätt människor på rätt ställe. Det hjälper dig att förbättra svagheter hos hela personalstyrkan. Om du är övertygad att HR analytics kan förbättra din organisation kan inget stoppa dig från att prata med din arbetsgivare om att investera i en tillförlitlig lösning. Kom bara ihåg att visa upp nuvarande utgifter för att klargöra den potential din organisation har att göra besparingar genom att investera i datadrivna beslut.

HR analytics är ett av de största tillväxtområdena i dagens ekonomi, så det är dags att börja agera. Om du går i tankar om att ta steget mot datadrivna beslut, skriv till oss i chatten. Vi älskar att diskutera datadriven HR och rekrytering!